تفاوت استعلام قیمت و مناقصه، مزایا ومعایب

اگر بخواهیم در یک تعریف ساده و قابل فهم مناقصه را تعریف کنیم باید گفت که مناقصه یک میدان رقابتی است که برای تامین کالا و خدمات از طرف سازمان های دولتی یا خصوصی، تعهدات موضوع معامله به فرد برنده در مناقصه با کمترین قیمت پیشنهادی واگذار می شود. این واگذاری بعد از برگزاری مناقصات و طی یک روند رسمی و اداری قابل انجام است. استعلام قیمت به معنی اقدام خریدار به دریافت قیمت از چند فروشنده و یا تامین کننده ی مختلف به منظور انتخاب بهترین قیمت و یا مناسب ترین شرایط برای خرید کالا و یا دریافت خدمات است.در واقع با توجه به حساسیت های امور مالی و خرید در تدارکات سازمان ها و شرکت ها، استعلام قیمت تامین کنندگان واجد شرایط، کمک به سزایی به انتخاب بهترین پیشنهاد به خریدار خواهد کرد.

در ادامه با مجله پله همراه باشید تا به صورت تخصصی به این موضوع بپردازیم.

مزایای مناقصه

این فرایند برای طرفین مناقصه مزایایی دارد که غالبا همین مزایا سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی را به برگزاری آن ترغیب می‌کند، البته سازمان‌های دولتی برای بخش خاصی از تأمین کالا و خدمات‌شان ملزم به استفاده از این فرایند هستند.

در یک سوی این فرایند، مناقصه‌گزار و در سوی دیگر مناقصه‌گر وجود دارد. مناقصه‌گزار دستگاه یا ارگانی است که برگزاری مناقصه را برعهده دارد و نیازمند خرید کالا و خدمات است. مناقصه‌گر شخص حقیقی یا حقوقی است که در مناقصه شرکت ‌می‌کند.

مناقصه‌گزار با برپایی مناقصه از طریق این رقابت به بهترین کالا و خدمات با کمترین قیمت دست می‌یابد. گاه مناقصه به عللی چون اعلام غیرواقعی هزینه‌ی انجام موضوع مناقصه از سوی مناقصه‌گر یا ارائه‌ی سوابق غیرواقعی برای برد در مناقصه از طرف او، با مشکل مواجه می‌شود؛ اما باید بدانیم که تأمین کالاها و خدمات در شرکت‌های دولتی غالبا از طریق مناقصه انجام می‌گیرد تا با استفاده از فضای رقابتی، به کیفیتی بالا و هزینه‌ی مناسبی دست یابند.

استعلام قیمت چیست و روند اجرای آن

اهمیت استعلام قیمت مصالح ساختمانی قبل از خرید

مناقصه در ساخت و ساز – انواع، مزایا و معایب

روش‌های برگزاری مناقصات دولتی

مناقصات دارای تقسیم‌بندی‌های گوناگونی هستند. از نظر مراحل بررسی به یک مرحله‌ای و دو مرحله‌ای تقسیم‌بندی می‌شوند.

۱. روش یک مرحله‌ای

در روش یک مرحله‌ای نیاز به ارزیابی فنی پیشنهادها نیست و پیشنهادات مناقصه‌گران در یک جلسه بررسی و برنده‌ی مناقصه اعلام می‌شود.

۲. روش دو مرحله‌ای

در روش دو مرحله‌ای مناقصه‌گزار پیشنهادها را از لحاظ فنی و بازرگانی بررسی می‌کند. پس از بررسی‌های فنی، پیشنهادهایی که امتیاز این مرحله را کسب کرده باشند، مشاهده می‌شوند و با ارزیابی مالی، برنده‌ی مناقصه تعیین می‌شود.

از منظر دعوت مناقصه‌گران، مناقصات به ۲ روش عمومی و محدود تقسیم می‌شوند. در روش عمومی، آگهی مناقصه برای عموم آگهی می‌شود. اما در روش محدود، به تشخیص مسئول دستگاه اجراکننده‌ی مناقصه، آگهی مناقصه از طریق دعوتنامه به کسانی که شایسته‌ی شرکت در مناقصه هستند ارسال می‌شود.

انواع استعلام قیمت

استعلام قیمت محصولات : در این نوع استعلام قیمت، مشتریان می‌توانند از تولیدکنندگان مختلف برای محصولات مورد نیاز خود، قیمت و شرایط فروش را درخواست کنند.

استعلام قیمت خدمات : استعلام قیمت برای خدمات مختلف نیز بسیار مفید است. مشتریان می‌توانند از تامین‌کنندگان خدمات مختلف، قیمت و شرایط خدمات را استعلام کنند و گزینه‌ای مناسب را انتخاب کنند.

استعلام قیمت برای تولید: استعلام قیمت برای مواد اولیه و قطعات مورد نیاز برای تولید یک محصول، به تولیدکنندگان امکان می‌دهد تا بهترین منبع تأمین را با توجه به قیمت و کیفیت انتخاب کنند.

پله: تحول دیجیتال مناقصات و استعلام قیمت عمرانی با حذف واسطه‌ها، شفافیت قیمت

مزایای استعلام قیمت

استفاده از استعلام قیمت در عرصه اقتصادی، به مزایای بسیاری می‌انجامد که به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

کاهش هزینه‌ها: استعلام قیمت به مشتریان این امکان را می‌دهد که قیمت‌ها و شرایط مختلف را مقایسه کرده و گزینه‌ای با کمترین هزینه را انتخاب کنند.

بهبود تصمیم‌گیری: اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد قیمت‌ها و شرایط فروش، به مشتریان کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند و خرید خود را بهینه‌تر کنند.

افزایش رقابت : استعلام قیمت باعث افزایش رقابت در بازار می‌شود، که به نفع مشتریان و بهبود کیفیت خدمات و محصولات منجر می‌شود.

قوانین استعلام بها

1. حفظ محرمانگی اطلاعات: یکی از قوانین مهم در استعلام بها، حفظ محرمانگی اطلاعات است. تمامی اطلاعات مرتبط با استعلام قیمت باید به صورت محرمانه و با احترام به حریم خصوصی طرفین مورد نظر، نگهداری شود. این اطلاعات باید فقط برای اهداف مرتبط با استعلام بها استفاده شوند و هیچ‌گونه انتشار یا انتقال آن‌ها به افراد یا شرکت‌های دیگر مجاز نیست.

2. انصاف و عدالت: در استعلام بها، انصاف و عدالت باید رعایت شود. تمامی افراد و شرکت‌ها باید به‌طور مساوی و بدون تبعیض در استعلام قیمت مورد بررسی قرار گیرند. هیچ‌گونه تبعیض بر اساس جنسیت، نژاد، ملیت، دین یا سایر معیارهای غیرمرتبط با استعلام بها مجاز نیست.

3. عدم تحریف اطلاعات: تمامی اطلاعات ارائه‌شده در استعلام بها باید دقیق و بدون تحریف باشند. هرگونه تغییر یا افزودن غیرمجاز به اطلاعات می‌تواند منجر به تبلیغات گمراه‌کننده و ناپایدار شود. اطلاعات باید بر اساس واقعیت‌ها و شرایط موجود ارائه شوند.

4. احترام به حقوق مالکیت فکری: در استعلام بها، باید از هرگونه نقض حقوق مالکیت فکری خودداری شود. استفاده از اطلاعات، محصولات یا خدمات دیگران بدون اجازه‌ی آن‌ها ممنوع است و می‌تواند موجب مسائل قانونی شود.

5. عدم ایجاد تعهد نامتعارف: در استعلام بها، هیچ‌گونه تعهد نامتعارف به سمت یک تولیدکننده یا تامین‌کننده مجاز نیست. تعهدات باید بر اساس شرایط معقول و قابل اجرا بوده و متناسب با نیازها و قابلیت‌های شما باشد.

6. رعایت قوانین و مقررات: در استعلام بها، باید به کلیه قوانین و مقررات مرتبط با این فرآیند پایبند باشید. احترام به قوانین راه‌اندازی رابطه‌های تجاری بین تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان را تضمین می‌کند و از وقوع مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند.

کارفرمایان و خدمات گیران محترم جهت ثبت مناقصه یا استعلام قیمت کلیک کنید

سوالاتی که در استعلام بها باید پرسیده شود؟

1. قیمت کلی کالا یا خدمت چقدر است؟

این سوال مربوط به دریافت قیمت کلی کالا یا خدمت مورد نیاز است. برای انجام استعلام بهتر، اطلاعات کامل در مورد هزینه‌ها و شرایط فروش کالا یا خدمت را از تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان درخواست کنید.

2. آیا هزینه‌های اضافی وجود دارد؟

در برخی موارد، هزینه‌های اضافی ممکن است بر کل قیمت تأثیر بگذارد. از تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان بپرسید که آیا هزینه‌های اضافی از قبیل هزینه‌های حمل و نقل، بسته‌بندی و موارد دیگر وجود دارد یا خیر.

3. زمان تحویل کالا یا انجام خدمت چقدر است؟

زمان تحویل کالا یا انجام خدمت یکی از نکات مهم در استعلام قیمت است. از تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان بپرسید که آیا می‌توانند کالا یا خدمت مورد نیاز را در زمان مورد نظر شما تحویل دهند یا خیر.

4. آیا تخفیف یا تسهیلات خاصی وجود دارد؟

گاهی اوقات، تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان ممکن است تخفیف‌ها یا تسهیلات خاصی برای خریداران ارائه دهند. از آن‌ها بپرسید که آیا اینگونه تخفیف‌ها یا تسهیلاتی وجود دارد و چگونه می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.

5. چه شرایط پرداختی وجود دارد؟

شرایط پرداختی می‌تواند موثر بر تصمیم‌گیری شما باشد. از تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان بپرسید که چه شرایط پرداختی برای خرید کالا یا خدمت وجود دارد؟ آیا پرداخت به صورت نقدی است یا امکان پرداخت از طریق حواله یا اعتبار بانکی نیز وجود دارد؟

6. آیا قرارداد کتبی تهیه می‌شود؟

تهیه قرارداد کتبی می‌تواند از نظر قانونی و اقتصادی بسیار مهم باشد. از تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان بپرسید که آیا قرارداد کتبی در مورد شرایط فروش و تحویل کالا یا انجام خدمت تهیه می‌شود یا خیر.

اطلاعات به دست آمده از این سوالات می‌تواند به شما کمک کند تا تصمیمات هوشمندانه‌تری در مورد خرید یا استفاده از خدمات انجام دهید و از بهترین گزینه‌ها بهره‌مند شوید.

وظایف مناقصه‌گزار و مناقصه‌گر چیست؟

هر کدام از انواع مناقصه دو مخاطب اصلی دارد که به آنها مناقصه‌گزار و مناقصه‌گر می‌گویند. طبق بند ب ماده 2 قانون مناقصات عمومی، مناقصه‌گزار دستگاهی است که مناقصه را برگزار می‌کند. این دستگاه‌ها به شکل کامل در بند (ب) ماده‌ی (1) این قانون مشخص شده‌اند.

تقریبا اکثر قریب به اتفاق سازمان‌های دولتی و بخش عمومی مشمول قانون برگزاری مناقصات عمومی هستند که در بند ب ماده یک به آن اشاره شده است. از جمله مهم‌ترین آنها می‌توان به وزارتخانه‌ها، بانک‌ها، شرکت‌های دولتی، شرکت‌های بیمه و نهادهای انقلاب اسلامی اشاره کرد. در این میان تنها نیروهای مسلح هستند که مشمول این قانون نبوده و از الزامات خاص خود پیروی می‌کنند.

مناقصه‌گزار وظیفه دارد که اطلاعات مربوط به مناقصه در زمان و کانال مناسب اطلاع‌رسانی کرده و طبق قانون و بهترین مناقصه‌گر را براساس شایستگی انتخاب کند. البته گاهی این انتقاد وارد است که برخی اوقات ممکن است که در برگزاری مناقصات فساد یا تبانی رخ دهد.

اما مناقصه‌گر به شخص حقیقی یا حقوقی گفته می‌شود که اسناد مناقصه را دریافت و در آن تلاش می‌کند. طبیعی است که هر اندازه که مناقصه‌گر از سوابق، تجارب بیشتری برخوردار باشد احتمال برنده شدن در مناقصه برای آن بیشتر است.

مناقصه‌گر نیز وظیفه دارد تا مناقصه مربوطه را طبق اسناد مناقصه و براساس فاکتورهای در نظر گرفته شده به انجام برساند و در مقابل طبق قرارداد، مزد خود را دریافت کند.

طبقه‌بندی معاملات مورد مناقصه از نظر قیمت معامله

انواع مناقصات را می‌توان از جنبه‌های مختلف طبقه‌بندی کرد. از جمله براساس قیمت معامله، مراحل بررسی یا روش دعوت. طبق ماده‌ (3) همین قانون معاملات از نظر نصاب (قیمت معامله) به سه دسته تقسیم می‌شوند:

معاملات کوچک

معاملاتی که به قیمت ثابت سال 1382 کم‌تر از 20 میلیون ریال ارزش داشته باشند. البته همان‌طور که در تبصره‌ این ماده نیز ذکر شده، این مبلغ هر سال توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی، براساس شاخص بهای کالا و خدمات که توسط بانک مرکزی اعلام می‌شود، تعیین و جهت تصویب به هیئت وزیران پیشنهاد می‌شود.

برای نمونه در سال 1399 این مبلغ 450 میلیون ریال تعیین شد. یعنی معاملات زیر این مبلغ معاملات کوچک محسوب می‌شوند.

معاملات متوسط.

معاملاتی که مبلغ مورد معامله بیش ‌از سقف معاملات کوچک بوده و از ده ‌برابر سقف ارزش معاملات کوچک تجاوز نکند. برای نمونه در سال 1399 که سقف معاملات کوچک 450 میلیون ریال تعیین شده است، طبق آن معاملات متوسط ارزشی بالغ بر 450 میلیون ریال تا 5/4 میلیارد ریال دارد و معاملاتی با بیش از این ارزش دیگر جزء معاملات متوسط طبقه‌بندی نمی‌شوند.

معاملات بزرگ

همان‌طور که مشخص است معاملات بزرگ، ارزشی بالاتر از معاملات متوسط دارند و طبق قانون معاملاتی با ارزش بیش‌از ده ‌برابر سقف معاملات کوچک هستند. براساس مبلغ تعیین شده در سال 1399 معاملات بزرگ در این سال ارزشی بیش از 5/4 میلیارد ریال داشته‌اند.

در معاملات کوچک و متوسط مامور خرید یا کارپرداز به دستور مقام مجاز و با ضوابط مشخص معامله را به انجام می‌رساند. این نوع معملات سیستم مشخص دارد و روش انجام آن کاملا مشخص است .

در معاملات بزرگ باید با شرایط و ضوابط قانونی معامله طی مراحل مشخص  برگزار شود. در این نوع معملات قانون‌گذار روش‌هایی را پیش‌بینی کرده که با توجه به شرایط بتوان اثربخش‌ترین راه را به منظور اجرای معامله انتخاب کرد.

طبقه‌بندی انواع مناقصات براساس مراحل بررسی و روش دعوت

علاوه بر طبقه‌بندی مناقصه براساس مبلغ مورد معامله‌ی آن؛ مناقصه را می‌توان براساس مراحل بررسی و نیز روش دعوت مناقصه‌گران، طبقه‌بندی کرد که به این تقسم‌بندی‌ها در ماده (4) قانون مناقصات اشاره شده و ما نیز طبق قانون تعاریفی از آن‌ها ارائه می‌کنیم:

مناقصه‌ یک مرحله‌ای

در این نوع مناقصه که معمولا برای واگذاری پروژه‌هایی که ویژگی های فنی و تخصصی کمتری دارند،  بدون اجرای مرحله ارزیابی فنی، مناقصه پاکت‌های پیشنهاد مناقصه‌گران در یک جلسه باز شده و در همان جلسه، برنده‌ی مناقصه تعیین می‌شود.

همانطور که بند یک ماده 4 قانون در مورد مناقصه یک مرحله‌ای تاکید می‌کند: «مناقصه‌ای است که در آن نیازی به ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها نباشد. در این مناقصه پاکت‌های پیشنهاد مناقصه‌گران در یک جلسه گشوده و در همان جلسه برنده مناقصه تعیین می‌شود.»

مناقصه‌ی دو مرحله‌ای

در این نوع از مناقصه با توجه به اهمیت فنی، بازرگانی پروژه به تشخیص مناقصه‌گزار، کمیته فنی بازرگانی تشکیل می‌شود و نتایج ارزیابی فنی پیشنهادها را به کمیسیون مناقصه گزارش می‌کند و پس از آن  براساس مفاد قانون که در ماده (19)، بیان شده برنده مناقصه تعیین می‌شود.

بند 2 ماده 4 قانون در همین راستا می‌گوید: « مناقصه‌ای است که به تشخیص مناقصه‌گزار، بررسی فنی بازرگانی پیشنهادها لازم باشد. در این مناقصه، کمیته فنی بازرگانی تشکیل می‌شود و نتایج ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها را به کمیسیون مناقصه گزارش می‌کند و براساس مفاد ماده (9) این قانون برنده مناقصه تعیین می‌شود.» در ادامه در مورد کمیته فنی بازرگانی بیشتر توضیح می‌دهیم.

انواع مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه‌گران

مناقصات عمومی از نظر روش دعوت مناقصه‌گران نیز به دو روش عمومی و محدود تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند.

مناقصه عمومی

معامله‌ای که هیچ‌گونه شرایط و محدویت خاصی وجود ندارد، و فراخوان مناقصه از طریق آگهی عمومی به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد. به نظر می‌رسد که مناقصه عمومی بیشتر برای فعالیت‌ها و مومضوعات عمومی‌تر برگزار شده که احتمالا منابع لازم برای اجرای آنها نیز چندان بالا نیست.

مناقصه محدود

مناقصه‌ای است که در آن به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام دستگاه مناقصه‌گزار، محدودیت برگزاری مناقصه عمومی با ذکر ادله تایید شود. در این صورت فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوت‌نامه برای مناقصه‌گران صلاحیت‌دار (براساس ضوابط مشخص شده در قانون) به اطلاع آنان می‌رسد. این نوع مناقصه از حساسیت بیشتری برخوردار بوده و احتمال برخی فسادها و تبانی در آن وجود دارد.

نحوه‌ انجام مناقصه محدود

طبق ماده (26) قانون مناقصات، مناقصه محدود در موارد زیر با ارسال دعوت‌نامه و فراخوان مناقصه به مناقصه‌گران صلاحیت‌دار با همان مفادی که در مناقصه عمومی توضیح داده شد و با همان روش برگزار می‌شود.

• وجود فهرست مناقصه‌گران صلاحیت‌دار معرفی‌شده توسط مراجع ذی‌صلاح دولتی.
• وجود فهرست کوتاه مناقصه‌گران صلاحیت‌دار که طبق قانون حداکثر دو سال پیش تهیه شده باشند.

در مناقصه محدود نیازی به انتشار اگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار نیست.

مناقصه داخلی و خاجی

در مناقصه داخلی اطلاع‌رسانی فقط در روزنامه های کثیرالنتشار داخل کشور انجام شده و تنها پیمانکاران داخلی می‌توانند در آن شرکت کنند.

اما در مناقصه بین‌المللی علاوه بر روزنامه‌های کثیرالنتشار داخل کشور، در برخی از روزنام‌ های کثیرالنتشار بین‌المللی منتشر شده و تمام پیمانکاران داخلی و خارجی مجاز هستند در مناقصه شرکت کنند.

این فرایند برای طرفین مناقصه مزایایی دارد که غالبا همین مزایا سازمان‌های دولتی را به برگزاری آن ترغیب می‌کند، البته سازمان‌های دولتی برای بخش خاصی از تامین کالا و خدمات‌شان ملزم به استفاده از این فرایند هستند.

انجام مناقصه بر عهده‌ چه کسانی است؟

به طور کلی انجام مناقصه بر عهده سازمان دولتی یا دستگاه مربوطه است که اصطلاحا به آن مناقصه‌گزار می‌گویند. اما براساس قانون معمولا مناقصه توسط کمیسیون که به همین نام تشکیل می‌شود، انجام می‌شود.

طبق ماده‌ (5) قانون برگزاری مناقصات، اعضاء این کمیسیون شامل رئیس دستگاه مناقصه‌گزار یا نماینده او، ذی‌حساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه مناقصه‌گزار به حسب مورد و مسئول فنی دستگاه مناقصه‌گزار یا واحدی که مناقصه به درخواست آن انجام شده، هستند.

شرایط تجدید مناقصه

کم بودن تعداد مناقصه‌گران از حد نصاب تعیین‌شده در اسناد مناقصه.

امتناع برندگان اول و دوم از انعقاد قرارداد.

پایان مدت پیشنهادها.

رای هیئت رسیدگی به شکایات.

بالا بودن قیمت‌‌ها به نحوی که توجیه اقتصادی طرح منتفی گردد.

شرایط لغو مناقصه

نیاز به کالا یا خدمات موضوع مناقصه مرتفع شود.

تغییرات زیادی در اسناد مناقصه لازم باشد و موجب تغییر در ماهیت مناقصه شود.

پیشامدهای غیرمتعارف نظیر جنگ، زلزله، سیل و مواردی از این قبیل.

رای هیات رسیدگی به شکایات.

تشخیص کمیسیون مبتنی بر تبانی بین مناقصه‌گران.

منابع: اندیشه پرداز