عموم خریدهای شرکت ها و سازمان ها، در قالب استعلام بهاء (استعلام قیمت) صورت می پذیرد. استعلام بهاء دربرخی مواقع بصورت شفاهی صورت می پذیرد ولی با توجه به حساسیت های امور مالی و خرید در تدارکات، اولویت با طراحی و اجرای فرآیند استعلام است.
بصورت معمول، فرمی ساده که توسط بخش تدارکات درسازمانها و نهادهای دولتی و یا شرکتهای بزرگ و کوچک مشتمل بر اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیاز در قالب نامه رسمی تهیه می شود و برای حداقل سه تامین کننده ارسال می گردد.
تامین کنندگان دریافت کننده استعلام می توانند از قبل شناسایی شوند و به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصاری نمودن خرید را از این مجموعه تامین کنندگان داشته باشد و یا اینکه بصورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین کنندگان، اطلاعات مورد نیاز خود را کسب نماید.
عدم دسترسی به لیست خدمات دهندگان و تامین کنندگان کالا، مصالح و خدمات، باعث بروز مشکلاتی میشود که در ذیل به آن اشاره میکنیم:
1- عدم دسترسی به قیمت واقعی خدمات، کالا و مصالح
2- غیر معتبر بودن نوع استعلام
3- عدم دسترسی به تولید کنندگان و تامین کنندگان کالا و خدمات دست اول بدون واسطه
4- افزایش هزینه های تولید
5- امکان تبانی در فرایند برگزاری استعلام قیمت
6- زمان بر بودن فرآیندهای استعلام قیمت سنتی
از این رو شرکت طرح مروارید هامون برای اولین بار در کشور اقدام به راه اندازی سامانه ای نموده است تا از این طریق کارفرمایان و اشخاص حقیقی و حقوقی بتوانند قیمت پروژه های عمرانی خود را ثبت کنند و تامین کنندگان کالا و خدمات بتوانند در استعلام قیمت ها شرکت کنند و از این طریق بدون واسطه قیمت خود را به کارفرمایان اعلام نمایند.
سامانه پله
اولین سامانه برگزاری مناقصات و استعلام قیمت پروژه های عمرانی بخش خصوصی کشور میباشد. از مهمترین پنل های سامانه میتوان به پنل مناقصات و استعلام قیمت ، پنل خدمات دهندگان و پنل نیازمندیها اشاره کرد.
در این سامانه کارفرمایان ( خدمات گیرنده) بایستی در دسته بندی مورد نظر، استعلام قیمت خود را ثبت کنند. پس از مشخص کردن نحوه پرداخت هزینه، مدت زمان انجام کار یا تامین مصالح، مدت زمان امکان ثبت پیشنهاد قیمت، به تکمیل ادرس و پیوست جزئیات مورد نظر اقدام کنند.
بعد از اینکه محتوای استعلام قیمت آنها توسط اپراتور تایید شد و در پنل استعلام قیمت ثبت گردید، خدمات دهندگان میتوانند نسبت به پیشنهاد قیمت به استعلام موجود اقدام نمایند.
جهت دانلود اپلیکیشن پله اینجا کلیک کنید
نظرات کارفرما
کارفرما پس از بررسی سوابق خدمات دهنده و بررسی و مقایسه قیمتها، میتواند نسبت به انتخاب مناسب ترین خدمات دهنده و مناسب ترین قیمت از بین خدمات دهندگان اقدام نماید.
سامانه به گونه ای طراحی شده است که کارفرما یا به عبارتی خدمات گیرنده از داخل پروفایل خود و منوی (( مناقصات / پیشنهادقیمت های من )) میتواند کلیه پیشنهاد قیمت ها را مشاهده کنند، پروفایل خدمات دهندگان و سوابق و مجوزهای فعالیت های خدمات دهندگان را بررسی و در نهایت از بین خدمات دهندگان، نسبت به انتخاب خدمات دهنده برتر اقدام نماید.
جهت مشاهده جزئیات بیشتر و ثبت استعلام قیمت و ورود به سامانه لطفا اینجا کلیک کنید
در طراحی فرم استعلام بهاء، استاندارد خاصی وجود دارد و سوالات اختصاصی استعلام قیمت در هر مناقصه یا استعلام قیمت، متناسب با نوع دسته بندی کاملا متغیر میباشد.
با این حال استعلام بهاء معمولاً دارای حداقل اطلاعات زیر می باشد:
مشخصات متقاضی (خریدار)
تعریف نوع و مقدار کالا و یا حجم خدمات مورد نیاز
تاریخ ارائه پیشنهاد و یا قیمت
حسب نیاز، موارد زیر به این فرم افزوده می گردد:
شرایط پرداخت وجوهات و هزینه ها توسط خریدار
تضامین مالی قابل ارائه توسط تامین کننده (مورد نیاز خریدار)
موقعیت جغرافیایی و شرایط تحویل کالا و یا ارائه خدمات
نقشه ها، اطلاعات فنی و یا موارد مشابه
استانداردهای مورد نیاز خریدار
شرایط حمل و نقل
مفهوم استعلام
مفهوم استعلام برای تامین کننده، عملاً در برگیرنده این موضوع است که استعلام قیمتی که شرایط بهتری را دارا باشد توسط خریدار انتخاب خواهد شد. لذا در هر دو حالت استعلام خصوصی و یا عمومی، مقوله رقابت در قیمت و شرایط با حفظ کیفیت واضح و شفاف می باشد.
در واقع با توجه به حساسیت های امور مالی و خرید در تدارکات سازمان ها و شرکت ها، استعلام قیمت تامین کنندگان واجد شرایط، کمک به سزایی به انتخاب بهترین پیشنهاد به خریدار خواهد کرد.
کارفرمایان و خدمات گیرنگان محترم جهت استعلام قیمت کلیک کنید
روند استعلام قیمت سنتی
بر همین اساس مسئول خرید، وظیفه ی دریافت استعلام بها حداقل از 3 فروشنده ی مختلف را به عهده خواهد داشت و در آخر پس از بررسی، فروشنده با بهترین قیمت پیشنهادی برای همکاری انتخاب خواهد شد.
ذکر این نکته حائز اهمیت است که تامین کنندگان دریافت کننده استعلام می توانند از قبل شناسایی شوند و به نوعی متقاضی کالا و یا خدمات (خریدار)، تمایل انحصاری نمودن خرید را از این مجموعه تامین کنندگان داشته باشد و یا اینکه خریدار بصورت اتفاقی و حتی از طریق مراجعه مستقیم به تامین کنندگان، اطلاعات مورد نیاز خود را کسب نماید.
بدین ترتیب مامور خرید نوع کالا یا مورد معامله و مقدار و مشخصات را به طور کامل در برگ استعلام بها تعیین و فروشندگان کالا یا انجام دهنده کار حداقل بهای آن را با قید مدت اعتبار بهای اعلام شده در آن تصریح و با ذکر کامل نشانی خود و تاریخ امضا می کند.
مامور خرید باید ذیل برگ های استعلام را با ذکر این که استعلام بها به وسیله او به عمل آمده است با قید تاریخ و نام و نام خانوادگی و سمت خود امضا کند.
انواع استعلام بها
RFQ (Request for Quotation)
RFQ صرفا به پیشنهاد قیمت اشاره دارد و عموما برای استعلام کالاهای مشخص همچون خرید سیمان یا فولاد ساختمانی استفاده می شود.
RFP (Request for Proposal)
RFP به معنای درخواست قیمت و شرایط (پروپوزال) می باشد. در واقع در RFP علاوه بر قیمت شرایط دیگری نیز مد نظر است که عموما برای کالاهای تکمیلی همچون پکیج تهویه صنعتی و یا انجام خدمات تخصصی کاربرد دارد.
تفاوت استعلام بها و مناقصه در دستگاههای دولتی
در واقع تفاوت کاربرد استعلام بها و مناقصه به میزان مبلغ معامله ی مورد نظر بستگی خواهد داشت.
بر همین اساس، با توجه به حد نصاب معاملات سالیانه، طبق ماده 3 قانون برگزاری مناقصات در انجام معاملات کوچک و متوسط (به عنوان مثال معاملاتی که در سال 98 مبلغ معامله آن ها از سه میلیارد و دویست و هشتاد میلیون ریال تجاوز نکند.) از استعلام قیمت استفاده خواهد شد.
این در حالی است که در معاملات عمده (به عنوان مثال معاملاتی که در سال 98 مبلغ آن بیش از سه میلیارد و دویست و هشتاد میلیون ریال باشد) برای انجام معامله از استعلام بها استفاده نخواهد شد و معامله می بایست با انتشار آگهی مناقصه (مناقصه عمومی) یا ارسال دعوتنامه (مناقصه محدود) انجام پذیرد.
تفاوت استعلام بها و مناقصه در بخش خصوصی
در بخش خصوصی این امکان برای کارفرمایان( خدمات گیرندگان ) مهیا شده است تا بتوانند در هر لحظه و بدون دغدغه و دوری از اتوماسیون اداری و بروکراسی اداری بتوانند هر آیتمی از ساختمان یا خدماتی را استعلام نمایند و خدمات گیرندگان نیز بدون محدودیت و بدون قید و بندها و هزینه های اضافی بتوانند در فرایند استعلام قیمت شرکت نماید و به مناقصات و استعلام قیمت ها پیشنهاد خود را ارائه نماید.در بخش خصوصی کارفرما محدودیتی در سقف معاملات به صورت استعلام قیمت یا مناقصه ندارد. ضمن اینکه معمولا فرایند استعلام قیمت برای پروژه های بزرگ بی معنی و غیر معقول و منطقی میباشد .
سامانه پله به گونه ای طراحی شده است که خدمات گیرنده در هر لحظه میتواند نسبت به انتخاب برنده استعلام قیمت اقدام نماید.
سخن پایانی
همانطور که گفته شد استعلام قیمت، همه و همه بستگی به تعداد کالاها، میزان خدمات و… دارد. استعلام قیمت باید از یک شرکت معتبر باشد که به درستی حدود قیمت را به شما اطلاع دهد و از پیچیدگی‌ها شما را دور سازد انجام شود. فرایند انجام استعلام قیمت پروژه های عمرانی به سادگی و آسانی از طریق سامانه پله قابل انجام میباشد.