مقدمه
دفتر فنی پیمانکار معمولاً به‌عنوان مغز متفکر پروژه در حین اجرا شناخته می‌شود. به‌طورکلی وظایف دفتر فنی شامل بررسی و تحلیل مشکلات فنی و مهندسی پروژه، طراحی و نظارت بر ساخت قسمت‌های مختلف پروژه‌های عمرانی، کنترل کیفیت، پیشنهاد راهکارهای بهبود کیفیت و کاهش هزینه‌ها و همچنین هماهنگی با سایر بخش‌های پروژه است.
در این مقاله ی پله ، به بررسی کامل وظایف دفتر فنی پیمانکار در پروژه‌های عمرانی می‌پردازیم.
1. مهمترین وظایف دفتر فنی پیمانکار در پروژه‌های عمرانی
بررسی و مطالعه کلیه نقشه‌های پروژه
پیاده‌سازی نقشه‌ها، امتدادها و محورها با نظارت مهندس مشاور
حفظ و نگهداری یک نسخه از نقشه‌ها در کارگاه
تهیه و پیاده‌سازی برنامه‌های کاری و زمانبندی پروژه
پایش و کنترل پیشرفت پروژه و مطابقت آن با زمانبندی پیش‌بینی شده
مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی پیش از آغاز هر قسمت از کار
تهیه نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) نقشه‌های کارهای انجام شده (as built)
دستورالعمل‌های نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری تجهیزاتی که تأمین آنها بر عهده پیمانکار بوده
تهیه و تنظیم پرونده برای کلیه مکاتبات
ارائه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید
بازدید منظم از پروژه و گزارش کارهای انجام شده
تهیه و بایگانی کلاسورهای موردنیاز پروژه
اندازه‌گیری مقدار کار برای صورت‌وضعیت‌ها یا برآورد
تهیه صورت‌وضعیت موقت، تعدیل و قطعی
جمع‌آوری اسناد تحویل موقت تا تحویل قطعی پروژه
بررسی موارد فنی قرارداد و نظارت بر رعایت آنها
نظارت بر بهره‌وری و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات در پروژه
1.1. بررسی و مطالعه کلیه نقشه‌های پروژه
مطابق بند (ب) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار موظف است که پیش از آغاز هر قسمت از کار، تمام نقشه‌ها را بررسی و کنترل نماید. بررسی و کنترل نقشه‌های طراحی شده پروژه پیش از آغاز عملیات اجرایی، یکی از وظایف مهم دفتر فنی در هر پروژه است. نقشه‌ها، به عنوان یک ابزار مهم در اجرای هر پروژه، اطلاعاتی کلیدی درباره اجرای پروژه را در بر می‌گیرند.
نقشه‌های پروژه می‌توانند شامل انواع مختلفی از نقشه‌ها باشند، از جمله:
نقشه‌های زیرساختی: شامل نقشه‌های طرح‌های بنیادی، شبکه‌های زیرساختی مانند آب، فاضلاب، برق، گاز و غیره.
انواع نقشه‌های ساختمانی: شامل نقشه‌های طبقات، برش، نمای خارجی و داخلی، سایت‌پلان، پوشش و غیره.
نقشه‌های مکانیکی: شامل نقشه‌های تأسیسات مکانیکی مانند گرمایش، تهویه‌مطبوع، آب‌گرم‌کن، برودت، سیستم‌های اعلام و اطفای حریق و غیره.
انواع نقشه‌های برقی: شامل نقشه‌های تأسیسات برقی مانند نقشه‌های دستگاه‌های الکتریکی، روشنایی، کنترل و سیستم‌های امنیتی.
نقشه‌های سازه‌ای: شامل نقشه‌های طراحی و نصب قطعات سازه‌ای مانند نقشه‌های سازه‌های فلزی، بتن‌آرمه و غیره.
بررسی و مطالعه این نقشه‌ها به مهندسین و تکنسین‌های دفتر فنی کمک می‌کند تا با جزئیاتی طراحی پروژه آشنا شوند و مشکلات احتمالی نقشه‌ها را پیش از اجرا مشخص کرده و جهت اصلاح به مشاور اعلام نمایند.
انواع فازهای طراحی معماری ساختمان کدامند؟
آشنایی با فاز های طراحی معماری
پنل هوشمند نیازمندی‌های پله: راهکاری نوین برای حل چالش‌های پروژه‌های عمرانی
2.1. پیاده‌سازی نقشه‌ها، امتدادها و محورها با نظارت مهندس مشاور
بنده (ب) ماده 19 نشریه 4311
مطابق بنده (ب) ماده 19 شرایط عمومی پیمان نشریه 4311، پیمانکار متعهد است که نقشه‌ها، امتدادها و محورها را با نظارت مهندس ناظر پیاده کند و درستی آنها را با مهندس مشاور صورتجلسه کند.
برای پیاده‌سازی نقشه‌ها و امتدادهای پروژه، ابتدا باید نقشه‌های پروژه توسط مهندسین مشاور به همراه توضیحات و راهنمایی‌های لازم به پیمانکار ارائه شود. پیمانکار باید بر اساس این نقشه‌ها و راهنمایی‌ها اقدام به اجرای پروژه کند. مهندس مشاور با بررسی نقشه‌های پیمانکار و نظارت بر پیاده‌سازی آنها، تضمین می‌کند که اجرای پروژه به‌درستی انجام شده است و هیچ‌گونه اشکالی در پیاده‌سازی نقشه‌ها و امتدادها وجود ندارد.
بعد از انجام این مرحله و پیاده‌سازی نقشه‌ها، امتدادها و محورها، می‌توان با انجام مراحل بعدی پروژه را به سمت اجرایی‌شدن هدایت کرد. مرحله بعدی معمولاً شامل تهیه طرح تفضیلی پروژه است که در آن مشخص می‌شود که جزئیاتی اجرایی پروژه به چه صورت اجرا می‌شود، چه تجهیزاتی نیاز است و چه مصالحی باید تهیه شود. سپس با تهیه لیست مصالح و تجهیزات، مراحل خرید و تهیه آنها آغاز می‌شود.
پس از شروع اجرای طرح، مهندس مشاور نظارت خود را بر روی پروژه انجام می‌دهد تا از پیشرفت درست پروژه و همچنین اجرای صحیح آن اطمینان حاصل کند.
3.1. حفظ و نگهداری یک نسخه از نقشه‌ها در کارگاه
مطابق بند (الف) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار باید یک نسخه از نقشه‌ها و مشخصات، با آخرین تغییرات آنها را همیشه در کارگاه نگهداری کند. هدف این کار این است که نقشه‌ها همیشه در دسترس باشند و همچنین بروز رسانی شوند. به عنوان مثال، اگر در طول پروژه تغییراتی در نقشه‌ها صورت گرفته باشد، نسخه‌های جدید باید با تغییرات جدید بروز شوند.
برای حفظ و نگهداری نسخه‌های مناسب از نقشه‌ها، اولین قدم این است که یک مکان مناسب برای بایگانی کردن آنها انتخاب شود. این مکان باید به‌گونه‌ای باشد که همیشه در دسترس بوده و برای همه اعضای تیم قابل‌دسترسی باشد. علاوه بر این، نسخه‌های قبلی از نقشه‌ها نیز باید در همین مکان بایگانی شوند.
همچنین، برای حفظ و نگهداری نسخه‌های مناسب از نقشه‌ها، باید یک سیستم نام‌گذاری استاندارد برای نام‌گذاری نقشه‌ها و نسخه‌های آنها تعیین شود. این سیستم نام‌گذاری باید برای همه اعضای تیم قابل‌فهم و استفاده باشد.
از طرفی باید یک سیستم بررسی و تأیید تغییرات نیز وجود داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، اگر یکی از اعضای تیم تغییری در نقشه‌ها ایجاد کند، باید این تغییرات تأیید شوند تا از ایجاد تغییرات ناخواسته جلوگیری گردد.
4.1. تهیه و پیاده‌سازی برنامه‌های کاری و زمانبندی پروژه‌های عمرانی
مطابق بند (ب) ماده 18 نشریه 4311، پیمانکار متعهد است که برنامه زمانبندی تفضیلی اجرای کار را طبق نظر مهندس مشاور تهیه کند. تهیه و پیاده‌سازی برنامه‌های کاری و زمانبندی پروژه یکی از اولین فعالیت‌هایی است که در هر پروژه صورت می‌گیرد. در این مرحله، تیم دفتر فنی پیمانکار باید با توجه به برنامه زمانبندی کلی، اهداف پروژه، منابع موجود، مدت زمان مورد نیاز برای هر فعالیت و مراحل مختلف پروژه، برنامه‌های کاری و زمانبندی تفضیلی پروژه را تهیه نماید.
در این فرایند، تیم دفتر فنی باید به موارد زیر توجه کند:
1- شناخت دقیق اهداف پروژه و محدودیت‌های زمانی، مالی و فنی موجود.
2- تعیین مراحل مختلف پروژه و مدت زمان مورد نیاز برای هر کدام از آنها.
3- تعیین فعالیت‌های مورد نیاز برای هر مرحله و تخصیص منابع مورد نیاز برای هر فعالیت.
4- تهیه زمانبندی کامل پروژه و تعیین مهلت‌های زمانی برای انجام هر فعالیت و مرحله.
5- برنامه‌ریزی برای مدیریت و کنترل پیشرفت پروژه و تعیین مراحل اصلی کنترل پیشرفت پروژه.
6- پیاده‌سازی و بروزرسانی زمانبندی و برنامه کاری پروژه به محض وقوع تغییرات در پروژه.
5.1. پایش و کنترل پیشرفت پروژه و مطابقت آن با زمانبندی پیش‌بینی شده
طبق بند (ج) ماده 18 نشریه 4311، در صورتی که در حین اجرای کار، پیمانکار تشخیص دهد که تغییراتی در برنامه زمانبندی تفضیلی ضروری است، موظف است پیش از رسیدن مودعد کار، مراتب را با ذکر دلیل به مهندس مشاور اطلاع دهد. پایش و کنترل پیشرفت پروژه و مطابقت آن با زمانبندی پیش بینی شده، یکی از مهمترین فعالیت‌های دفتر فنی پروژه است. در این مرحله، تیم دفتر فنی باید با استفاده از ابزارهای پایش و کنترل پیشرفت پروژه، مراحل انجام شده و میزان پیشرفت پروژه را با زمانبندی پیش‌بینی شده مقایسه کند.
در این فرایند، تیم دفتر فنی پروژه‌های عمرانی باید به موارد زیر توجه کند:
1- بررسی پیشرفت فعالیت‌ها: در این مرحله، باید میزان پیشرفت هر فعالیت را بررسی کرده و مطابق آن با برنامه زمانبندی را اندازه‌گیری کرد و درصد پیشرفت هر فعالیت را محاسبه نمود.
2- بررسی پیشرفت مراحل: پس از بررسی پیشرفت فعالیت‌ها، باید پیشرفت مراحل کلی پروژه را نیز بررسی نمود و مطابق آن با برنامه زمانبندی و درصد پیشرفت کلی پروژه را محاسبه کرد.
3- تشخیص و رفع اختلالات: در صورتی که پیشرفت پروژه با برنامه زمانبندی مطابقت نداشته باشد، تیم دفتر فنی باید دلایل این اختلالات را تشخیص داده و برای رفع آنها اقدام کند.
4- بروزرسانی زمانبندی: پس از تشخیص اختلالات و رفع آنها، باید برنامه زمانبندی را بروزرسانی کرده و برای دوره‌های بعدی پیش‌بینی شده، تغییرات مورد نیاز را اعمال کرد.
5- گزارش‌دهی: در نهایت، تیم دفتر فنی بایسیتی گزارشی از پیشرفت پروژه و مطابقت آن با برنامه زمانبندی ارائه دهد. این گزارش باید شامل اطلاعاتی از قبیل درصد پیشرفت هر فعالیت، درصد پیشرفت کلی پروژه، دلایل اختلالات و راهکارهای اتخاذ شده برای رفع آنها، تغییرات اعمال شده در زمانبندی و هرگونه تغییرات دیگری باشد که برای پیشرفت پروژه لازم بوده است.
در کنترل پیشرفت پروژه، ابزارهایی مانند نمودار گانت، شبکه تحلیلی پروژه (Pert) و نمودارهای فعالیت – زمان (Activity-Time) مورداستفاده قرار می‌گیرند. همچنین، از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project ،Primavera و OpenProj نیز برای پایش و کنترل پیشرفت پروژه استفاده می‌شود.
با پایش و کنترل دائمی پیشرفت پروژه، تیم دفتر فنی و مدیریت پروژه می‌تواند در هر لحظه، وضعیت پیشرفت آن را بداند و در صورت نیاز، اقدامات لازم برای رفع اختلالات و بهبود پیشرفت پروژه را اتخاذ کند.
6.1. مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی پیش از آغاز هر قسمت از کار
مطابق بند (ب) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار موظف است که پیش از آغاز هر قسمت از کار، تمامی نقشه‌ها، دستورالعمل‌ها و دیگر اسناد و مدارک فنی مربوط به آن قسمت با دقت مطالعه کند و اندازه درج شده در نقشه‌ها را کنترل نماید، به نحوی که هیچ‌گونه ابهامی از نظر چگونگی اجرای کار برای خود و کارکنانش باقی نماند. مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی پیش از آغاز هر قسمت از کار یک وظیفه مهم و ضروری در دفتر فنی پروژه به شمار می‌رود.
در این مورد، دفتر فنی پیمانکار باید به مطالعه اسناد و مستندات فنی پروژه بپردازد و با مراجعه به منابع معتبر، به دنبال بهترین راه‌حل‌های فنی برای اجرای بهینه پروژه باشد. به‌علاوه، مطالعه دستورالعمل‌ها و اسناد فنی قبل از شروع هر فعالیت اجرایی از اهمیت بسزایی برخوردار است؛ زیرا با انجام این کار، احتمال بروز مشکلات فنی و اختلافات در طول پروژه کاهش می‌یابد و به‌تدریج باعث ایجاد یک برنامه کاری بهینه می‌گردد که در نهایت موجب کاهش زمان و هزینه‌های اجرای پروژه می‌شود.
7.1. تهیه نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing)
مطابق بند (د) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار، نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) را که نقشه‌های جزئیات ساخت قطعات و قسمت‌هایی از کار است، در صورت نیاز ضمن اجرای کار، بر اساس نقشه‌های اجرایی، مشخصات فنی و دستورالعمل سازندگان، تهیه می‌کند. نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) به عنوان یکی از ابزارهای مهم در پروژه‌ها شناخته می‌شوند. این نقشه‌ها به صورت دقیق‌تر و جزئی‌تری نسبت به نقشه‌های اجرایی موجود، اقدام به نشان دادن جزئیات معماری، سازه، سیستم‌های مکانیکی، برقی و دیگر موارد مورد نیاز می‌کند.
نقشه‌های کارگاهی به دو دلیل اساسی تهیه می‌شوند: اولاً برای کمک به پیمانکاران جزء و تیم‌های ساخت در فهمیدن و اجرای بهتر پروژه و ثانیاً برای تضمین کیفیت و اطمینان از اینکه پیمانکاران جزء در حین اجرا، مصالح و تجهیزات را مطابق با ضوابط تهیه استفاده می‌کنند.
در این مرحله، پس از تهیه نقشه‌های اولیه توسط مهندسان مشاور، نقشه‌های اجرایی تهیه می‌شوند. سپس، مهندسان دفتر فنی پروژه با استفاده از نقشه‌های اولیه و نقشه‌های اجرایی، نسبت به تهیه نقشه‌های جزئی و دقیق‌تر برای هر قسمت از پروژه اقدام می‌نمایند.
تهیه نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing) در واقع به‌منظور ساده‌تر کردن فرایند اجرای پروژه و همچنین کاهش خطاهای احتمالی در طول اجرای پروژه صورت می‌گیرد. بدون این نقشه‌ها، ممکن است مجریان و کارگران از نقشه‌های اصلی دچار سوءتفاهم شوند یا در نحوه پیاده‌سازی مواردی را اشتباه کنند.
8.1. تهیه نقشه‌های کارهای انجام شده (As Built)
تهیه نقشه‌های “as built” به معنی تهیه نقشه‌هایی است که نشان می‌دهند که پروژه در نهایت به چه شکلی اجرا شده است و به‌صورت دقیق و جامعی بیان می‌کند که مراحل ساختاری، نصب و راه‌اندازی، مکانیکی و الکتریکی پروژه چگونه پیش رفته‌اند. در واقع، این نقشه‌ها شامل تغییرات، تفاوت‌ها و هرگونه تغییری هستند که در طول اجرای پروژه ایجاد شده است.
تهیه نقشه‌های “as built”، یکی از وظایف مهم دفتر فنی در پایان پروژه است. این نقشه‌ها برای همه اجزای پروژه از جمله تجهیزات الکتریکی، تأسیسات مکانیکی، ساختارهای ساختمانی و زیرساخت‌ها ایجاد می‌شوند. تهیه این نقشه‌ها باعث می‌شود که پس از پایان پروژه، بتوان به‌راحتی و بادقت بالا هرگونه نیازهای تعمیر و نگهداری را شناسایی و انجام داد. همچنین، درصورتی‌که پروژه بعداً ارتقا یا تغییر کند، نقشه‌های as built به‌عنوان یک مرجع دقیق و قابل‌اعتماد در دسترس خواهند بود.
باتوجه‌به اینکه نقشه‌های as built، برای تعیین شرایط و ویژگی‌های فعلی پروژه بسیار حیاتی هستند، تهیه آنها باید بادقت و دقیق انجام شود. برای این منظور، دفتر فنی باید دسترسی کامل به‌تمامی نقشه‌های مربوط به پروژه داشته باشد و همچنین باید با همکاری تمامی اعضای پروژه، تغییرات و تفاوت‌های ایجاد شده را بررسی و اصلاح کند.
9.1. تهیه دستورالعمل‌های نصب، راه‌اندازی و بهره‌برداری تجهیزاتی که تامین آنها بر عهده پیمانکار بوده
مطابق بند (و) ماده 22 نشریه 4311، پیمانکار باید مشخصات فنی، نقشه‌ها و دستورالعمل‌های نصب تجهیزاتی که تامین آنها بر عهده اوست را به مهندس مشاور تحویل دهد. این مورد در پروژه‌های دو عاملی “طرح و ساخت صنعتی” که بیشتر عملیات پروژه، اجرای تجهیزات و نصب آنها است بسیار با اهمیت خواهد بود.
دستورالعمل نصب شامل نحوه نصب تجهیزات و ماشین‌آلات و نحوه اتصال آنها به شبکه برق و شبکه‌های ارتباطی مانند شبکه‌های اینترنت و شبکه‌های مخابراتی می‌شود. برای این کار، اطلاعات موردنیاز برای نصب به‌دقت باید مورد بررسی قرار گیرد و محل نصب باید در نظر گرفته شود تا از تجهیزات درست و مناسب برای هر موقعیت استفاده شود.
دستورالعمل راه‌اندازی شامل توضیحاتی در مورد نحوه راه‌اندازی و تنظیم تجهیزات است که شامل روش پیکربندی تجهیزات و نحوه اعمال تنظیمات برای دستیابی به عملکرد بهینه است. همچنین، دستورالعمل‌های راه‌اندازی معمولاً شامل آموزش‌هایی برای کاربران نهایی است تا بتوانند از تجهیزات به‌درستی استفاده کنند.
این دستورالعمل‌ها شامل توضیحاتی در مورد نحوه استفاده از تجهیزات و نحوه تعمیر و نگهداری آنها نیز است.
1.9.1. موارد موجود در دستورالعمل‌های نصب و راه‌اندازی
۱- توضیح کاملی از تجهیزات و دستگاه‌های مورداستفاده
۲- شرایط زمینه‌ای و محیطی برای نصب و راه‌اندازی تجهیزات
۳- روش‌های نصب و راه‌اندازی تجهیزات و دستگاه‌ها
۴- راهنمایی‌های موردنیاز برای عیب‌یابی و نگهداری تجهیزات
۵- راهنمایی‌های ایمنی و احتیاط‌های لازم در هنگام نصب و راه‌اندازی تجهیزات
2.9.1. موارد موجود در دستورالعمل‌های بهره‌برداری در پروژه‌های عمرانی
۱- روش‌های بهره‌برداری بهینه تجهیزات
۲- مدت‌زمان بازرسی و نگهداری دوره‌ای تجهیزات
۳- راهنمایی‌های برای تعمیرات اضطراری
۴- راهنمایی‌های ایمنی و احتیاط‌های لازم در هنگام بهره‌برداری تجهیزات
تهیه این دستورالعمل‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است، زیرا باعث بهبود عملکرد و بهره‌وری تجهیزات و دستگاه‌ها می‌شود
10.1. تهیه و تنظیم کلاسور برای بایگانی کلیه مکاتبات
در هر پروژه، تعداد زیادی مکاتبه بین پیمانکار و دیگران صورت می‌گیرد که دفتر فنی پیمانکار موظف به تهیه تنظیم پرونده برای کلیه مکاتبات است. این مکاتبات می‌تواند بین پیمانکار و کارفرما، مشاور، مدیر طرح، بهره‌بردار، سازمان‌های خارجی و… انجام گیرد. برای اینکه بتوان به‌راحتی به اطلاعات موردنیاز دسترسی پیدا کرد، تهیه و تنظیم پرونده مکاتبات برای کلیه نامه‌ها، پیام‌ها، قراردادها، بیانیه‌های متقابل و اسناد دیگری که ممکن است در پروژه تولید شوند، بسیار ضروری است.
برای این منظور، باید تمامی مکاتبات و اسناد مربوط به پروژه را دریافت، دسته‌بندی و در پرونده‌های جداگانه نگهداری کرد. پرونده مکاتبات شامل مدارک مختلفی مانند نامه‌ها، گزارش‌های کارشناسی، پروتکل‌های اجتماعی، مستندات پروژه و سایر اسناد و مدارک موردنیاز است. برای مدیریت درست و بهینه این پرونده‌ها، باید از یک سیستم دقیق و مرتبط استفاده کرد و در صورت نیاز به هماهنگی با دیگر اعضای تیم پروژه و مشتریان، به آنها دسترسی به این پرونده را فراهم کرد.
1.10.1. فهرست کلاسورهای مکاتبات پروژه‌های عمرانی
کلاسور نامه‌های وارده از کارفرما
زونکن و کلاسور نامه‌های صادره به کارفرما نامه‌های وارده از مشاور
کلاسور نامه‌های صادره به مشاور
11.1. ارائه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید
یکی از وظایف دفتر فنی پروژه، ارائه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید است. برای انجام این کار، ابتدا لازم است که مهندسین دفتر فنی با تحلیل و بررسی نیازمندی‌های پروژه، فهرستی از مصالح و لوازم موردنیاز برای پروژه را تهیه کنند. سپس این فهرست به‌عنوان یک فهرست خرید، به بخش خرید پروژه‌های عمرانی ارائه می‌شود تا مورد بررسی قرار گیرد.
پس از خرید مصالح و لوازم، باید فاکتورهای خریداری شده بررسی شوند تا مشخص شود که آیا تمامی مصالح و لوازم خریداری شده، با مشخصات درخواست شده توسط دفتر فنی پروژه و در راستای استانداردهای لازم، تهیه شده‌اند یا خیر. در صورت تأیید بودن فاکتورها، فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید به‌عنوان یکی از مدارک مهم پروژه بایگانی می‌شود.
به‌طورکلی، تهیه فهرست مصالح و لوازم خریداری شده بر اساس فاکتورهای خرید، به‌منظور بررسی تطبیق نیازمندی‌های پروژه با مصالح و لوازم خریداری شده و همچنین بررسی صحت و سلامت فاکتورهای خریداری شده انجام می‌شود. همچنین، این فهرست به‌عنوان یکی از مدارک مهم پروژه برای مراجعه‌های بعدی و جهت استفاده در تهیه گزارش‌ها و مستندات پروژه، نگهداری می‌شود.
12.1. بازدید منظم از پروژه و گزارش کارهای انجام شده
بازدید منظم از پروژه و گزارش کارهای انجام شده یکی از وظایف مهم دفتر فنی در پروژه‌های عمرانی است. این وظیفه به‌منظور اطمینان از پیشرفت وضعیت پروژه و اجرای طرح‌های پیمانکار انجام می‌شود.
بازدید منظم شامل بررسی عملکرد پیمانکاران جزء و رعایت مقررات و استانداردهای فنی موردنیاز است. هدف اصلی این بازدید، بررسی صحت و سلامت کارهای انجام شده و بررسی تطبیق کارهای انجام شده با نقشه‌ها و طرح‌های پروژه است.
در طول بازدید، مهندسان دفتر فنی ممکن است نیاز به تصحیح کارهای پیمانکار را تشخیص دهند که شامل تصحیح ابعاد، کیفیت مصالح، رعایت استانداردها و دیگر جزئیات فنی است. همچنین می‌توانند در صورت نیاز، پیشنهادهای و توصیه‌هایی به پیمانکاران جزء ارائه کنند.
گزارش کارهای انجام شده نیز در این بازدید ارائه می‌شود. این گزارش شامل توضیحاتی درباره کارهایی است که پیمانکار انجام داده است، مشکلاتی که به وجود آمده است، روش‌های رفع مشکلات و پیشنهادهای به پیمانکار است. این گزارش برای تصمیم‌گیری‌های مهم پروژه، مانند تأیید پرداخت، ارائه می‌شود.
13.1. تهیه و بایگانی کلاسورهای موردنیاز پروژه‌های عمرانی
تهیه و بایگانی کلاسورهای موردنیاز پروژه، یکی از وظایف دفتر فنی است که به‌منظور حفظ و نگهداری اسناد مربوط به پروژه انجام می‌شود. این کلاسورها به‌منظور دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک پروژه، در دفتر فنی نگهداری می‌شوند.
در این مورد، ابتدا کلاسورهای موردنیاز برای نگهداری اسناد پروژه، شناسایی و تهیه می‌شود.
1.13.1. لیست کلاسورهای موجود در دفتر فنی
نقشه‌های کارگاهی (Shop Drawing)
نقشه‌های چون ساخت (AsBuilt)
دستور کارها
صورت‌جلسات
تأخیرات پروژه
کلیم و کنترل قیمت‌ها
گزارش‌های روزانه
انواع گزارش‌های هفتگی
گزارش‌های ماهانه
قیمت جدیدها و آنالیز بها
قراردادها
صورت‌وضعیت‌های موقت ماهانه
صورت‌وضعیت ماقبلی قطعی و قطعی
مصالح پای‌کار
کنترل پروژه و زمانبندی
تعدیل صورت‌وضعیت‌ها
بخشنامه‌ها و ضوابط
تحویل موقت
سپس، اسناد و مدارک مربوط به هر کلاسور، جمع‌آوری و در داخل آن قرار داده می‌شود. در ادامه، کلاسورهای مربوط به پروژه در بخش مربوط به دفتر فنی نگهداری می‌شوند. در صورت نیاز به دسترسی به هریک از اسناد و مدارک، کلاسور مربوطه جستجو و باز شده، مدارک و اسناد موردنظر به دسترسی قرار می‌گیرد.
اهمیت این وظیفه این است که اطمینان حاصل شود که همه مدارک و اسناد پروژه در دسترس و قابل‌دسترسی هستند، و در صورت نیاز به آنها، به‌سرعت و آسانی قابل‌دسترسی باشند. همچنین، به دلیل مهم بودن ویژگی‌های اسناد پروژه، حفظ آنها در برابر آسیب‌ها و دسترسی غیرمجاز نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
14.1. اندازه‌گیری مقادر کار برای صورت‌وضعیت‌ها یا برآورد
اندازه‌گیری مقادیر کار برای صورت‌وضعیت‌ها و برآورد، یکی از وظایف دفتر فنی در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی است. در این مورد، مهندسین دفتر فنی مسئول ارائه برآوردهای اولیه و نهایی مقادیر کار انجام شده در پروژه هستند. برآورد اولیه قبل از شروع کارها تهیه می‌شود و به‌عنوان پایه برای انجام کارهای پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرد. در برآورد نهایی، مقدار واقعی کار انجام شده با برآورد اولیه مقایسه شده و هرگونه اختلاف بین آنها برای پرداخت به پیمانکار بررسی می‌شود.
علاوه بر برآورد، اندازه‌گیری مقادیر کار انجام شده نیز برای صورت‌وضعیت‌های پروژه مهم است. در هر مرحله از پروژه، مهندسین دفتر فنی مسئول بررسی و اندازه‌گیری مقادیر کار انجام شده در آن مرحله هستند و سپس این مقادیر به‌صورت جزئیات در صورت‌وضعیت پروژه درج می‌شود. این اطلاعات به‌عنوان ابزاری برای کنترل هزینه‌های پروژه، بررسی پیشرفت کار و برنامه‌ریزی برای مراحل بعدی پروژه بکار می‌رود.
15.1. تهیه صورت‌وضعیت موقت، تعدیل و قطعی
صورت‌وضعیت، گزارشی است که به طور دوره‌ای برای نشان‌دادن مقدار کار انجام شده، هزینه‌های صورت‌گرفته و وضعیت مالی پروژه تهیه می‌شود. این گزارش در هر دوره مشخص (مثلاً ماهانه) تهیه می‌شود و نمایانگر وضعیت کلی پروژه در آن دوره است.
در پروژه‌های ساختمانی، صورت‌وضعیت موقت در هر دوره مشخص (معمولاً ماهانه) توسط دفتر فنی تهیه می‌شود. در این گزارش، مواردی مانند میزان کار انجام شده، میزان مواد مصرفی، هزینه‌های پرداخت شده به پیمانکار، وضعیت پرداخت پیمانکار، وضعیت پرداخت مهندسین ناظر و… ذکر می‌شود.
صورت‌وضعیت تعدیل نیز در واقع یک تغییر در صورت‌وضعیت موقت است که به دلیل وجود تغییراتی در پروژه به وجود می‌آید. در این صورت‌وضعیت، تغییرات در مواردی مانند بودجه، زمانبندی، یا دستورات تغییر کار (تغییراتی که در طول پروژه اتفاق می‌افتند) در نظر گرفته می‌شود.
صورت‌وضعیت قطعی، گزارشی است که نشان می‌دهد پروژه به پایان رسیده است و هیچ تغییری در آن پیش نیامده است. در این گزارش، مواردی مانند میزان کار انجام شده، میزان مواد مصرفی، هزینه‌های پرداخت شده به پیمانکار، وضعیت پرداخت پیمانکار، وضعیت پرداخت مهندسین ناظر و… ذکر می‌شود.
16.1. جمع‌آوری اسناد تحویل موقت تا تحویل قطعی پروژه
جمع‌آوری اسناد تحویل موقت تا تحویل قطعی پروژه، به مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی گفته می‌شود که برای تهیه و جمع‌آوری مدارک و اسناد لازم برای تحویل پروژه در زمان تعیین شده صورت می‌گیرد. این وظیفه از طریق دفتر فنی پروژه انجام می‌شود. در این فرایند، همه اسناد مربوط به پروژه از جمله نقشه‌ها، گواهینامه‌ها، مدارک ساخت و تولید و سایر مدارک و اسنادی که برای تحویل پروژه لازم است، جمع‌آوری می‌شود.
در این فرایند، ابتدا لیستی از تمامی مدارک و اسناد موردنیاز برای تحویل پروژه تهیه می‌شود و سپس برای جمع‌آوری این مدارک اقدام می‌شود. پس از جمع‌آوری مدارک، این مدارک مورد بررسی قرار می‌گیرد تا همه چیز درست و کامل باشد. سپس مدارک آماده تحویل به مشتری می‌شود.
هدف اصلی این فعالیت، اطمینان حاصل‌کردن از اینکه تمامی مدارک و اسناد مربوط به پروژه آماده تحویل به مشتری هستند و به‌راحتی در دسترس هستند تا در صورت لزوم بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.
17.1. بررسی موارد فنی قرارداد و نظارت بر رعایت آنها
در پروژه‌های عمرانی، قراردادهایی بین متقاضی (مالک یا کارفرما) و پیمانکار (مجری) منعقد می‌شود که شامل شرایط مالی، فنی، زمانی و حقوقی است. به‌عنوان یک عضو اصلی در تیم پروژه، دفتر فنی نیز باید بررسی و ارزیابی موارد فنی قرارداد را به عهده داشته باشد. برای این منظور، این دفتر باید بادقت به بررسی نکات مربوط به فنی، طراحی، مصالح و تجهیزات، نحوه اجرا و اجرای صحیح پروژه پرداخته و مطمئن شود که تمامی این موارد با استانداردهای معتبر و مقررات روز دنیا سازگار هستند.
همچنین دفتر فنی مسئول نظارت بر رعایت موارد فنی در قرارداد و نیز تضمین کیفیت مطابق با آن قرارداد است. این دفتر باید به‌صورت دوره‌ای از تمامی مراحل پروژه بازدید کند و نظارت کند تا مطمئن شود که موارد فنی قرارداد رعایت شده و کیفیت اجرای پروژه از روی استانداردهای تعیین شده در قرارداد، برآورده شده است. درصورتی‌که نواقصی در پروژه وجود داشته باشد، دفتر فنی باید به همکاران خود پیشنهاد راهکارهای مناسب جهت برطرف‌کردن این نواقص بدهد و نیز نظارت کند تا این موارد برطرف شوند.
18.1. نظارت بر بهره‌وری و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات در پروژه
مهندسان دفتر فنی مسئول نظارت بر بهره‌وری و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات مورداستفاده در پروژه هستند. این افراد مسئول بررسی و ارزیابی کیفیت تجهیزات و ماشین‌آلات، بررسی نحوه استفاده از آنها و رعایت دستورالعمل‌ها و استانداردهای مربوط به نصب و راه‌اندازی آنها هستند.
از دیگر وظایف این بخش می‌توان به بررسی کارکرد و عملکرد تجهیزات و ماشین‌آلات در طول دوره ساخت، بررسی نحوه استفاده و نگهداری از آنها، تعمیر و نگهداری تجهیزات و ماشین‌آلات، و بررسی کارایی آنها اشاره کرد. درصورتی‌که مشاهده شود که یکی از تجهیزات یا ماشین‌آلات قابلیت ارائه بهره‌وری و کارایی درست را ندارد، باید اقدامات لازم برای تعمیر و یا جایگزینی آنها انجام شود.
همچنین، درصورتی‌که برای استفاده از تجهیزات و ماشین‌آلات باید اقدامات ویژه‌ای انجام شود، مثل آموزش‌های مرتبط با استفاده از آنها، این بخش از دفتر فنی مسئول تهیه و ارائه این آموزش‌ها به نیروهای پروژه است.
2. مهندسان دفتر فنی پروژه‌های عمرانی
مهندسان دفتر فنی پیمانکار:
یکی از مهمترین وظایف مربوط به مهندسان دفتر فنی پیمانکار در حین پروژه تهیه صورت‌وضعیت‌های کارکرد و تعدیل پروژه است که کارشناس دفتر فنی در پایان هر عملیات اجرایی اقدام به تهیه صورت‌جلسات کارکرد نموده و در پایان هر ماه صورت‌وضعیت کارهای انجام شده مربوط به آن ماه را تهیه به نظارت مقیم پروژه تقدیم می‌نماید.
نظارت مقیم مهندسان مشاور:
پس از تحویل صورت‌وضعیت‌ها توسط واحد دفتر فنی پیمانکار، نظارت مقیم پروژه که نماینده مهندس مشاور در کارگاه است، اقدام به بررسی میدانی و عملیاتی صورت‌وضعیت‌ها نموده و البته واحد دفتر مرکزی مهندس مشاور نیز با این امور ارتباط دارد.
دفتر فنی یا واحد فنی کارفرما:
پس از رسیدگی و نظارت بر صورت‌وضعیت‌ها توسط نظارت مقیم و مهندس مشاور، واحد فنی کارفرما نیز رسیدگی نهایی را انجام داده و امور مربوط به ابلاغ صورت‌وضعیت‌ها و پرداخت‌های مربوط را عهده‌دار است.
3. نیروهای موردنیاز دفتر فنی پروژه‌های عمرانی
نیروهای موردنیاز دفتر فنی عبارت‌اند از:
مهندس عمران باتجربه کافی جهت سرپرستی دفتر فنی
مهندس نقشه‌کش برای تهیه نقشه‌های اجرایی
نیروی مهندس مترور برای تهیه وضعیت‌ها
مهندس کنترل پروژه
تکنسین جهت تنظیم گزارش‌ها برداشت‌های لازم از کارگاه
مهندس نقشه‌بردار
1.3. مهارت های موردنیاز یک مهندس دفتر فنی در شروع کار
در این مرحله مهمترین مهارت‌هایی که یک مهندس دفتر فنی باید داشته باشد عبارت‌اند از:
توانایی نقشه‌خوانی
آنالیز قیمت
تسلط کامل روی فهرست‌بها
آشنایی با طریقه شرکت در مناقصات
متره و برآورد
آشنایی کامل با موافقت‌نامه
شرایط عمومی پیمان
شرایط خصوصی پیمان
باید بدانید که داشتن تجربه اجرایی برای این که متوجه شوید نقشه‌ها یا زمان‌بندی‌های اجرایی واقعاً عملی هستند یا خیر، بسیار بااهمیت است.
با داشتن این مهارت‌ها و البته کسب‌کردن تجربه در این کار، یک مهندس دفتر فنی می‌تواند فرد مهمی برای آن شرکت تبدیل شود.
وظایف کارشناس کنترل پروژه‌های عمرانی
این وظایف به سه بخش عمده تقسیم می‌شود که هرکدام به تفصیل شرح داده خواهد شد:
مستندسازی پروژه‌های عمرانی
کنترل پروژه
تهیه گزارش پروژه
مستندسازی پروژه‌های عمرانی
مستندسازی یکی دیگر از وظایف کارشناس کنترل پروژه است که می‌تواند ابزاری قدرتمند در جهت تصمیم‌سازی و همچنین یادگیری سازمانی باشد. تمامی فعالیت‌ها و وقایع پروژه از ابتدا تا انتها باید به صورت مناسب و تفکیک‌شده مستندسازی شود. یک کارشناس کنترل پروژه باید از نزدیک با محدودیت‌ها، زمانبندی‌ها، بودجه و موارد مالی در ارتباط باشد تا اطمینان حاصل کند که این موارد مطابق با برنامه و به‌خوبی پیش می‌روند و در غیر این صورت بتواند با ارائه مستندات کافی به مدیران پروژه گزارش دهد.
گاهی لازم است تا کارشناس کنترل پروژه به کارگاه رفته و از جزئی‌ترین موارد اجرایی بازدید کند، او باید در جریان تمامی اتفاقات رخ داده در پروژه باشد.
مستندسازی در پروژه‌ها شامل موارد زیر می‌باشد:
بررسی مستندات اولیه پروژه در زمان شروع و مقایسه با استانداردهای موردنیاز و پیشنهاد اصلاح در صورت لزوم
تهیه، تنظیم و بایگانی مکاتبات پروژه
بایگانی مدارک و سوابق فنی مطابق دستورالعمل مستندسازی
بررسی و مستندسازی عملکرد پیمانکاران جزء
مستندسازی اوراق آزمایشگاهی و مدرک کنترل کیفیت
بایگانی، کنترل و مستندسازی سوابق نقشه‌هایی چون ساخت
پیگیری و بروزرسانی مستندات برون‌سازمانی مانند بخشنامه‌های مربوط
مستندسازی فعالیت‌های انجام‌شده در قالب صورت‌جلسات انجام کار
مکتوب و مستندسازی تغییرات دستورداده‌شده در قالب دستورکارها
مستندسازی مبالغ کار انجام‌شده در قالب صورت جلسه کارکردها
مکتوب و مستندسازی برای تحویل کارهای به اتمام رسیده
مستندسازی دلایل تأخیرات به وجود آمده
مکتوب و مستندسازی وقایع روزانه اتفاق‌افتاده در پروژه
مستندسازی تعارضات به‌وجود‌آمده برای طرح دعاوی
کنترل پروژه‌های عمرانی
همانطور که از اسم این جایگاه شغلی مشخص است، یکی از وظایف مهم کارشناس کنترل پروژه که بخشی بسیار وسیع و گسترده است، کنترل پروژه خواهد بود.
حوزه‌های اصلی که این کارشناسان بر آنها تمرکز خواهند کرد شامل حوزه زمانبندی، بودجه و هزینه پروژه می‌باشد. کارشناس کنترل پروژه با همکاری تیم اجرایی و دیگر افراد دفترفنی به تهیه ساختار شکست کار، برنامه زمانبندی و تخصیص بودجه به بسته‌های کاری پروژه می‌پردازند.
بطور کلی وظایف کارشناس کنترل پروژه‌های عمرانی در این بخش به شرح زیر است:
تهیه و کنترل و بروزرسانی برنامه زمانبندی
کنترل راندمان منابع نیروی انسانی و ماشین‌آلات
نظارت و کنترل و هماهنگی برای رفع ایرادات اوراق آزمایشگاهی
کنترل کیفی کلیه فعالیت‌های پروژه مطابق فرآیند و طرح‌های کیفی از طریق بررسی سوابق و بازدیدهای کارگاهی
نظارت و کنترل کیفیت مصالح داده‌شده به پروژه و انطباق آن با مستندات و مشخصات فنی
کنترل هزینه و درآمد فعالیت‌ها مطابق قرارداد
تهیه گزارش آخرین دسته از وظایف کارشناس کنترل پروژه‌های عمرانی
از دیگر وظایف کارشناس کنترل پروژه تهیه و ارائه گزارش‌های پروژه به مدیران ارشد است و یکی از اثر‌بخش‌ترین فعالیت‌های دفتر فنی پروژه محسوب می‌شود، در واقع گزارشات می‌تواند خروجی اصلی فعالیت‌های پیشین باشد
از طریق این گزارشات است که مدیران در جریان روند اجرایی پروژه، موانع و مشکلات آن قرار خواهند گرفت. گزارشاتی که توسط کارشناس کنترل پروژه تهیه می‌شود شامل موارد زیر است:
گزارش‌های ادواری روزانه، هفتگی و ماهانه از پروژه
نمونه گزارش‌های مربوط به کنترل کیفیت
گزارش‌های مربوط به پیشرفت پروژه‌های عمرانی و زمانبندی
انواع گزارش مستندات ایجاد‌شده
گزارش تأخیرات به وجود آمده
گزارش تغییرات
انواع گزارش عملکرد پیمانکاران جزء
گزارش راندمان منابع نیرو انسانی و ماشین آلات
گزارش مصالح مصرف‌شده و موردنیاز
انواع گزارش هزینه و درآمد فعالیت‌ها طبق قرارداد
گزارش پیش‌بینی هزینه، درآمد، زمان و منابع موردنیاز
گزارش دعاوی و تعارضات ایجاد‌شده (بیشتر بخوانید: تعارض چیست؟)